TERMES DE REFERENCE RECRUTEMENT ASSISTANT(E)S
1. Area of expertise :
Assistant (e) au Programme/VPD et GPEI
2. Purpose of consultancy :
L’Assistant au programme de l’unité UHC-UCN aura pour mission d’apporter un appui administratif, financier et logistique au programme VPD et de la coordination GPEI au niveau du bureau pays RCA dans la mise en œuvre des activités de PEV et de lutte contre la poliomyélite afin de renforcer les capacités du bureau dans son rôle de leadership en matière de renforcement des systèmes de la vaccination.
Sous la supervision directe et les orientations générales du l’Administrateur Chargé des Opérations, le/la titulaire du poste exécutera les tâches suivantes :
- Assister le Chef du Programme VPD et la Coordination GPEI et les autres membres de l’équipe sur tous les aspects du contrôle budgétaire, par des rapports sur la situation financière des programmes, les procédures, les coûts estimatifs et dépenses effectuées, ainsi que les problèmes de financement éventuels ;
- Effectuer le point mensuel des Awards pour suivre le niveau d’exécution budgétaire ;
- Effectuer le suivi régulier et rigoureux des lignes budgétaires du Programme VPD ;
- Faciliter la mise en œuvre des activités du Programme VPD et du GPEI et en assurer le suivi avec des rapports mensuels (DFC, DI,) ;
- Conseiller et assister les fonctionnaires, experts et consultants du Programme, sur toutes les questions administratives et financières (indemnités, paiement & remboursement des frais de voyage) ;
- Planifier des réunions du Programme conformément aux calendriers et besoins ; préparer les procès-verbaux et le suivi des points d’action pour assurer une réponse à temps aux demandes du Programme ;
- Gérer les réunions, séminaires, ateliers, y inclus leur préparation (documents de référence et d’informations) et les plans d’événements en GSM / Oracle, les lettres d’invitation, les estimations de coûts et les demandes de voyage ;
- Assurer un suivi régulier et efficace des activités du Programme VPD en liaison avec l’Administration du bureau pays ;
- Assurer le suivi des demandes de biens et services, y compris les exigences de réception, de paiement et de l’inventaire ;
- Préparer les réunions internes de même que les ateliers organisés par le Programme de gestion des situations d’urgence sanitaire ;
- Rédiger, de sa propre initiative ou sur base d’instructions, les correspondances administratives et financières courantes liées aux transactions financières et budgétaires du Programme VPD et de la coordination GPEI ;
- S’assurer que les dates cibles et les échéances sont respectées, et que la correspondance et les requêtes sont répondues en temps opportun ;
- Créer et / ou maintenir des systèmes de classement en collaboration étroite avec les autres membres du personnel d’appui ;
- Etablir des rapports périodiques ou spéciaux sur le budget et les contributions du Programme ;
- Utiliser GSM / Oracle, pour établir les demandes de voyage pour les voyages officiels de l’OMS ;
- Accomplir toutes autres tâches requises dans le cadre de ses compétences ou assignée par la hiérarchie.
3. Background
A l’instar de plusieurs autres pays de la région africaine de l’OMS, la RCA fait face aux flambées épidémiques de poliovirus circulants variant type 2.
L’objectif principal ets d’interrompre d’ici la fin décembre 2024, la circulation du poliovirus en RCA. Il s’articule autour de cinq axes stratégiques à savoir le renforcement (i) de la coordination, (ii) de l’immunité des enfants à travers l’organisation de 03 campagnes de riposte de haute qualité au nVPO2 dans les 38 districts sanitaires du pays. (iii) de la surveillance épidémiologique (iv), de la communication et (v) de la gestion des vaccins et évaluation.
C’est dans ce contexte que la RCA a élaboré un plan de riposte contre cette épidémie qui sera mis en œuvre. Pour contribuer à la réussite de cette riposte, le pays a bénéficié un financement pour le déploiement des ressources humaines (Plan SURGE) qui assureront l’appui technique au niveau des districts sanitaires mais aussi l’appui administratif au niveau du bureau de l’OMS.
Il est essentiel que l’appui administratif soit conséquent pour aider le cluster UHC LC et la coordination GPEI à mieux programmer et gérer les ressources mobilisées pour la riposte.
La mission du programme VPD et de la Coordination GPEI consiste à bâtir les capacités des Etats membres à lutter contre le risque de propagation des poliovirus et, à renforcer la surveillance des maladies évitables par la vaccination ainsi que le renforcement des services de vaccination.
Le/La titulaire travaille sur la base d’instructions générales de l’Opération Officer, de sa propre expérience et ses expériences antérieures conformément aux procédures, pratiques, règles et règlements de l’OMS, afin de garantir la fluidité du travail au sein de l’équipe /département. Le titulaire est encouragé à demander conseil pour les problèmes inhabituels. La plupart des travaux sont contrôlés par le titulaire pour en assurer l’exactitude et la pertinence. Le travail est examiné sur une base régulière par les superviseurs pour répondre aux attentes et s’assurer de sa qualité. On s’appuiera sur le titulaire pour informer ses collègues sur les procédures et pratiques administratives spécifiques du Programme VPD et de la coordination GPEI.
4. Deliverables
(Outline clear tasks and deliverables, to be carried out in the framework of the background described above. These need to be time-bound and specific.
- Juin 2024: Elaboration des documents administratifs nécessaires pour faciliter l’appui à la mise en œuvre de deux Campagne nationale de vaccination de riposte contre la poliomyélite en RCA. Elaboration des mémo, création des DFC et des DI-PO nécessaires pour le financement des activités, élaboration de rapport de performance
- Décembre 2024: Faces finalisés et soumis à l’Administrateur Chargé des Opérations pour approbation ; élaboration du rapport de fin de mission
5. Qualifications, experience, skills and languages
(Identify the educational qualifications and expertise needed for the terms of reference outlined above.)
Educational Qualifications:
- Essentielle : Cycle secondaire complet ou formation technique / Commercial / Gestion équivalente suivi d’une formation dans le domaine de l’administration générale.
- Souhaitable : Un diplôme universitaire en gestion/comptabilité ou finances serait un avantage.
Experience
- Essentielle : Avoir au moins 05 ans d’expérience avérées à des postes administratifs.
- Souhaitable : Une expérience à des postes d’appui financier et administratif au sein de l’OMS ou système des Nations Unies serait un avantage. Une expérience à l’utilisation du système Oracle ou d’autres systèmes ERP serait un atout.
Skills/Knowledge:
Essential:
- Communiquer de manière crédible et efficace ;
- Produire des résultats ;
- Se connaître et se gérer ;
- Avancer dans un environnement en pleine évolution ;
- Veiller à l’utilisation efficace des ressources.
Desirable:
- Bonne connaissance des procédures standards normalisées (SOPs) ;
- Bonne capacité de planification ;
- Avoir une bonne connaissance de l’informatique (Word, Excel, Powerpoint, PDF, Publisher)
- Avoir une capacité à travailler dans un environnement sous pression
Languages and level required (Basic/Intermediate/Expert):
- Essentielle : Avoir une parfaite connaissance du Français
- Désirable : Avoir un niveau intermédiaire de l’anglais serait un atout
6. Location
- On site: Bangui, Republique Centrafricaine (Bureau de l’OMS, cluster UHC-CN)
7. Travel
(Please specify any expected travel(s): dates, location and purpose.)
Les agents contractuels pourront être appelés à voyager à l’intérieur du pay en cas de cécessité, suivant les besoins du cluster sur le terrain.
8. Remuneration and budget (travel costs are excluded):
- Remuneration:
Grade G5 de la grille des salaires des services généraux du personnel du système des Nations-Unies en République centrafricaine, soit XAF 787.666
- Living expenses (A living expense is payable to on-site consultants who are internationally recruited): N/A
- Expected duration of contract:
10 mois avec possibilité d’extension.
9. Please add the name of the following:
- Hiring Manager: Dr Razaiarimanga Marie Constance, PF VPD/CAR et Dr Landoh Dadja Essoya, Cordonnateur GPEI/CAR
- Collaborators (more than one if needed):
- Admin focal point: Mme Angelique Umurerwa, OO/CAR
Duration of the advertisement is 2 weeks unless informed otherwise. The hiring manager will receive a notification from Stellis when the consultancy has been posted.
Additional Informations
Additional Information (For HR use only):
- This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level.
- Only candidates under serious consideration will be contacted.
- A written test may be used as a form of screening.
- If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
- For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int.
- The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits workforce regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its workforce. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply for WHO jobs.
Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int
- An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) into practice.
- WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of short-listed candidates.
- WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
- Consultants shall perform the work as independent contractors in a personal capacity, and not as a representative of any entity or authority.
- WHO shall have no responsibility for any taxes, duties, social security contributions or other contributions payable by the Consultant. The Consultant shall be solely responsible for withholding and paying any taxes, duties, social security contributions and any other contributions which are applicable to the Consultant in each location/jurisdiction in which the work hereunder is performed, and the Consultant shall not be entitled to any reimbursement thereof by WHO.
- Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.
- In case the recruitment website does not display properly, please retry by: (i) checking that you have the latest version of the browser installed (Chrome, Edge or Firefox); (ii) clearing your browser history and opening the site in a new browser (not a new tab within the same browser); or (iii) retry accessing the website using Mozilla Firefox browser or using another device. Click the link for detailed guidance on completing job applications: Instructions for candidates.